Kirjoittaja: Jouni Meriluoto, Espoo

Miksi luet tätä artikkelia? Oletat, että artikkelin sisällöstä pitäisi olla sinulle jotain hyötyä: tiedon pitäisi olla edes osittain uutta, ja sitä pitäisi voida käyttää joskus johonkin. Artikkeli on kirjoitettu tietotekniikkaa hyödyntäen, ja luet sitä uutta viestintäteknologiaa käyttäen tai merkeiltään identtisenä paperitulosteena. Mutta vaikka dokumentti olisi digitaalisena tietokoneen muistissa, fyysisesti samanlaisina bitteinä, sen sisältö ei merkitse kaikille samaa.

Miten tietoa tai tietämystä voidaan hallita tietotekniikkaa hyödyntäen?

Englanninkielinen tietojohtamisen kirjalllisuus on vuosikymmenten ajan jaotellut pyramidissa alhaalta ylöspäin kerrokset data, information ja knowledge (ja lisännyt usein osia tähän perusmalliin). Suomen sana tieto on yleisempi, mutta tekoäly- ja asiantuntijajärjestelmissä on käytössä termi ’tietämys’. Tietojohtamisen käsitekin on nykykirjallisuudessa vajavaisesti määritelty: yleensä ’johtaminen’ avataan prosessin eri vaiheiksi, mutta ’tieto’ korvataan enintään synonyymeilla: Tietojohtaminen on tiedon hankintaa, varastointia, organisointia, hakua, käyttöä, innovointia…

Tutkimukseni hyödyntää eri tieteenalojen käsityksiä tiedosta ja hahmottaa tietämyksen, sisällön ja perinteisen tiedon käsitteen rinnalle osajoukon nimeltä knowformation, jonka englannin mukaisella ääntämyksellä [’nəʊ fɔ:’meɪʃən] on tarkoituksellisesti useita merkityksiä. Kirjassa Systems between information and knowledge tarkemmin kuvattu knowformaatio-käsite antaa uuden näkemyksen järjestelmien hyödyntämiseen. Uuden jaottelun havainnollistaa kuva Knowformaatio tiedon ja järjestelmien luokittelussa. Jos tieto on kertaalleen prosessoitua, on se sitä kypsempää, mitä lähempänä perinteisen pyramidin data-kerrosta pysytään. Järjestelmien ulkopuolisessa maailmassa data on – artefakteja lukuunottamatta – prosessoimatonta, fyysistä informaatiota – entropian vastakohtana.

Järjestelmät voidaan jaotella sisällön ja säiliön strukturaalisuuden mukaan. Rakenteellisten tietokantojen ja dokumenttien välistä löytyvät luettelomaiset asiakirjat (kuvassa englanninkielinen termi record). Jaotteluun vaikuttaa perinteisesti kypsyys (maturity, vrt. Capability Maturity Model Integration) mutta digitalisaatiossa oleellliseen asemaan pitää nostaa merkityksellisyys (importance). Olipa tiedon esitystapa mikä tahansa, sisältö merkitsee lukijalle enemmän, jos kyseessä ovat henkilökohtaiset, tunnepitoiset tai muuten viitekehykseltään oleelliseksi koetut tiedot. Dokumentit vievät myöhemin tarkemmin esiteltävän positivistisen ja kriittisen teorian yli, konstruktivistiseen sisältöön, kohti verkostoja (web).

Knowformaatio tiedon ja järjestelmien luokittelussa

Tietojärjestelmien sisällön ääripäissä ovat siis koneiden prosessoima digitalisoitu data ja henkilökohtaisesti merkityksellinen viestintä. (Poikkitieteellisen lajityypityksen mukaan alakategorioina kuvassa on esitetty episteeminen, doksastinen ja modaalinen esitys sekä ekspressiivinen tai totuudenmukaisuudeltaan lukijan arvioitavaksi jäävä viestintä.) Ihmisten omaksuman, järjestelmissä ylläpidettävän ja viestittävän knowformaation yleisnimi sisältää etymologisesti forma- ja formation-viitteet. Sisällön lisäksi viestin rakenteella ja medialla on merkitystä, ja toisaalta kyseessä on rekursiivinen prosessi, jossa sisällön merkitys muuttuu dynaamisesti itseensä viitaten. Toisaalta know-formaatio kypsyy raa’asta no-formaatiosta, kuten käsitteen ääntämistä miettiessä voi mieleen juolahtaa.

Organisaatio oppii järjestelmiä kehittäessään, koska muistaminen perustuu taksonomiaan. Knowformaatiota voidaan organisationaalisen muistin sisällön tapaan luokitella, vertailla, varastoida, laskea, visualisoida, lajitella, hakea ja prosessoida muillakin tavoin, vaikkei se ole tietojärjestelmien informaatiota vaan siitä johdettua jaettavaa, ihmisille suunnattua sisältöä. Mutta voiko tämän hallittavissa olevan massan viestintää johtaa?

Miten tietoa tai tietämystä voidaan jakaa viestintäteknologiaa käyttäen?

Knowledge sharing ja knowledge transfer ovat käsitteitä, joita digitalisaation konsultit myyvät yrityksille ja julkishallintoon ratkaisuna ulkoistamiseen, yritysostoihin ja sisäiseen toiminnan tehostamiseen. Positivistisen ajattelun mukaan universaali totuus on mahdolllista löytää ja todellisuuden faktoja ymmärtää havainnoijasta riippumatta. Tämä naiivi järjestelmäpohjainen ajattelu on valanut yksinkertaista uskoa tieteeseen länsimaisessa teollisuuden ajan historiassa ja sulautuu uskonnon tapaan tietojohtamiseen ja digitalisaatioon.

Tietojärjestelmiä tulkitaan enintään post-positivistisessa, ’insinöörimäisessä’ viitekehyksessä: havainnoijalla voi olla oma maailmankuva, joka vaikuttaa siihen, miten asiat näkee. Havainnoijan tietoisuus nähdään (behaviorismia avarammin) muokkausprosessina. Siinä aistien välityksellä saatu tieto ulkomaailmasta konvertoidaan sisäiseksi informaatioksi. Eri yksilöt voivat prosessoida tietonsa eri tavoin, ja vähintään ’sumea optimointi’ kuuluu asiaan. Ihmismieli on puolueellinen ja ennakkoluuloinen koneisto, mutta todellisuus ja sen informaatio ovat objektiivisia.

Vaikka käyttäisimme yhdenmukaista viestintäteknologiaa apunamme, tiedon jakamisessa vaikuttavat sosiaaliset, poliittiset, taloudelliset, etniset ja muut tekijät. Tulokset ovat arvolatautuneita ja heijastavat viestijöiden todellisuuskäsitystä. Konstruktivismissa todellisuus on sekä paikallisesti että aiheen mukaan rakennettu suhteellinen ilmiö. Knowformaatio luodaan tilannekohtaisessa vuorovaikutuksessa (vaikka sen välitys perustuisi digitaaliseen viestintäteknologiaan) ja sen epistemologia on subjektivistinen, suhteessa saatuihin tuloksiin. Knowledge sharingin ja transferin edellyttämän objektiivisen havainnoinnin sijaan vastaaottajina ovat subjektiiviset katsojat, joiden vuorovaikutus on semanttista kommunikaatiota ja näkemykset suhteessa maailmankatsomukseen.

Muun kuin kertaalleen prosessoidun datan jakaminen ja siirto on mahdotonta jo postmodernin tai poststrukturalistisen maailmankuvan mukaan. Sosiaalisessa konstruktivismissa, johon knowformaation yhteisöllinen taso perustuu, viestinnän menetelmiä voidaan tukea, mutta sen sisältöä ei voida hallita. Tietojohtamiseen kehittämäni jatketun organisaation muistin halllintamallin (M3.EXE) mukaan sitä ei pidä edes yrittää hallita.

Liike-elämässä, jonka vaikutus on populistisesti levinnyt myös politiikkaan, korostetaan organisaatioiden välisen kilpailun merkitystä. Olisi syytä herätä tunnistamaan kilpailu pikemminkin organisaatioiden sisällä. Konsulttien lisäksi poliittinen johto yllyttää tiedon jakamiseen, mutta kertoo itse suhteellisen merkityksettömiä asioita koko organisaatiolle tai julkisuuteen, jonne päätyvät tiedot perustuvat usein raportteihin. Ulkoistettujen palvelujen tai yhteisyritysten välinen, jatketun organisaation kommunikaatio on itse asiassa sisäistä puhtaampaa, koska dataksi prosessoidut raportit eivät juurikaan sisällä arvolatauksellisia mielipiteitä tai muuta ’semanttista kohinaa’. Jatketun organisaation yhteisesti sovitut tavoitteetkin ovat usein sisäisiä selkeämmät, mikä heijastuu kaikessa jaetussa tiedossa. Knowformaatiota voidaan siis viestiä yksilöiden ja yhteisöjen välillä, mutta se ei ole järjestelmien sisältöä sinänsä, vaan sen uudellenkonstruointia eri kerroksisten paradigmojen läpi, eikä sen objektiivisuus ole koskaan täydellistä, vaan riippuu tulkisijasta, ympäristöstä ja jopa sisällöstä itsestään.

Knowledge sharing ja transfer mantrat jättävät huomioimatta informaatioteorian ja muidenkin paradigmojen todennäköisyyslaskentaan perustuvan itsestäänselvyyden: mitä harvinaisempaa, sitä arvokkaampaa tieto on. Niinpä uutta tietoa viestitään sitä suuremmalle kohderyhmälle, mitä yleisempää se on. Pitää kuitenkin huomoida myös viestin syvyys. Asiantuntijalle oman alan uutiset merkitsevät enemmän kuin yleistieto. Liike-elämään myyty paradoksi edellyttää johtoa motivoimaan työntekijät tekemään itsensä arvottomiksi, taitotietoaan inflatorisesti ’jakamalla’.

Knowledge transfer-laskelmissa ei huomida ajallisia, teknisiä, sosiaalisia, poliittisia, maantieteellisiä, kulttuurisia, historiallisia tai käytännössä juuri mitään ’siirron’ rajoituksia, tiedon pimittämisestä tai nykyisen kansainvälisen informaatiosodan aiheuttamasta vääristelystä puhumattakaan. Käytännön tulokseksi saadaan arvotonta tiedon kopiointia, hyödytöntä mitttaamista ja keinotekoista palkitsemista. Inhimillisemmässä M3.EXE mallissa knowformaatio rakennetaan aina subjektiivisesti, ja se sisältää eri määriä piiloista (hiljaista) tietoa ja sanotun lisäksi jotain siitä, mitä voidaan sanoa. Tiedon luonti tai hyödyntäminen ovat tärkeämpiä kuin ’jakaminen’ tai ’siirto’. Vaihtoarvoa ei lasketa, ja epäsuoraa oppimista edesauttaa uudelleenorganisointi. Jakamisen teknologian kokeilu sinänsä voi kuitenkin opettaa – kuten tiedon varastointiin tarkoitettujen järjestelmien kehittäminenkin.

Tietojohtamisen tärkeimmät prosessit ovat sisällön varastointi yhteisön muistissa ja siihen perustuva kommunikaatio. Paras tulos saavutetaan, kun sekä yhteisö että koko organisaatio pitävät sisältöä merkityksellisenä. Vaikka sitoutuminen on tärkeää, sovelluksissa lähtökohtana on usein henkilö (aiheen sijaan) mikä lisää viestinnän subjektiivisuutta. Lähtökohtia voi korjata ja infrastruktruuria jopa hallita. Vaikka jonkinasteinen kontrolli kannattaa säilyttää, sisällön yksityiskohtainen hallinta pitää jättää silleen. Digitalisaatio – ihmistä unohtamatta – ei tuhoa tuhansia vuosia vanhaa filosofiaa, vaan hyödyntää sitä: uudet käsitteet ja mallit (knowformation, M3.EXE) rakentuvat klassisten, poikkitieteellisten peruspilareiden varaan. Tietoa voi hallita, mutta viestintää ei.

LÄHDE: Artikkelin teemat on syvällisemmin esitelty kirjassa Systems between information and knowledge – in a memory management model of an extended enterprise (ISBN 978-952-92-9171-7). Kirjan tapaustutkimuksista – datan, dokumentaation ja web-pohjaisten järjestelmien vertailu kansainvälisten suuryritysten yhteistyössä – saa paljon konkreettisia esimerkkejä käytännön töihin tai ajattelumalleihin; niin yritysten, maakuntien, valtion kuin kuntienkin hallintoon.

JAA: Email to someoneShare on FacebookTweet about this on Twitter